Razones para usar un scanner para empresa

Un scanner para empresa no solo es fundamental en las grandes compañías, sino también en aquellos pequeños o medianos negocios que, desconocen la importancia de contar con una herramienta tan útil como lo es un scanner.


Los scanner no solo permiten imprimir grandes cantidades de documentos, sino que además facilita el trabajo de oficina o de distintos departamentos de una empresa.


Por otro lado, los equipos de scanner avanzados realizan múltiples funciones como imprimir, escanear, fotocopiar, lo que representa un ahorro considerable, puesto que no es necesario invertir en varios equipos, ya que en un solo equipo puede ofrecer más funciones.


Es importante mencionar que existe una amplia gama de scanner que pueden adaptarse según las necesidades de cada usuario.

Por ejemplo, si en una empresa los empleados se dedican a recabar mucha información, lo mejor será que se decanten por un scanner portátil para que puedan digitalizar los documentos en cualquier lugar.


Por el contrario, si en una empresa imprimen documentos como facturas, contratos, entre otros, entonces se recomienda tener un scanner de alta velocidad que les permita reducir el tiempo en digitalizar los documentos y aumente considerablemente la productividad.

¿Por qué es importante invertir en un scanner?

Los scanners siguen siendo el punto de conexión entre lo físico y digital. Es por ello, que invertir en un scanner para empresa te permitirá lo siguiente:


• Los documentos en físico hacen parte del trabajo de oficina. Siempre necesitan digitalizarse, por lo que adquirir un scanner puede agilizar la tecnología de documentos hacia otras aplicaciones.


• Al momento de entregarle cualquier formulario a un cliente puede crear grandes cantidades de documentos, por lo que tener un scanner de escritorio conectado a la PC, permite entregar estos datos rápidamente en línea.


• A pesar de que varias empresas adquieren una impresora multifuncional que a su vez permita también escanear documentos, estos pueden retrasar el trabajo debido a que el scanner retrasa la productividad en los documentos, por lo que se recomienda adquirir un scanner independiente.


• Si tienes un scanner de oficina viejo y lento, estarías retrasándote en el trabajo de oficina, por lo que adquirir un nuevo scanner te permitiría gozar de su buen funcionamiento y sobre todo la rapidez.


• Algunas aplicaciones necesitan escanear documentos como páginas de pasaporte, documentos en mal estado, entre otros. Al disponer de un scanner de escritorio podrán escanearse tarjetas u otros registros sin problema.

Ventajas de usar un scanner de empresa

Mejora el espacio de oficina
Por lo general, en cada uno de los departamentos de una empresa se suele ocupar mucho espacio por la cantidad de documentos existentes. Tener un scanner y escanear todos estos documentos puede liberar espacio y estará mejor gestionado.


Permite el trabajo de documentos simultáneamente
A través de la digitalización, un archivo puede ser editable simultáneamente por varias personas a la par, sin necesidad de gastar el papel.

Evita la transcripción
Tener que pasar un documento físico al computador es cosa del pasado. A través de la tecnología de reconocimiento de caracteres, el escáner puede convertir ese documento impreso en un archivo de texto en la computadora.

Mejora la seguridad de las fuentes de información
Muchos scanner no cuentan con seguridad de datos, por lo que cualquier documento puede ser accesible para cualquiera. Existen scanner con tecnología que permiten encriptar cualquier información y protegerla a través de una contraseña, por lo que solo podrán tener acceso las personas autorizadas.


Facilita la opción del teletrabajo
Contar con la documentación al alcance de los trabajadores en un servidor, puede ser de gran ayuda cuando algunos empleados necesitan continuar sus labores a distancia.


Permite la digitalización de planos
Cada vez son más las empresas que trabajan en la creación de mapas, diseños técnicos y planos, por lo que es necesario contar con un scanner para digitalizar todos estos archivos.
Al digitalizar un plano, es mucho más fácil de mantener y es más sencillo de archivar o de utilizar en las reuniones laborales.

Mayor velocidad de búsqueda
Los registros de documentos en físicos pueden ser difíciles de administrar. Cuando se tiene todos los documentos digitalizados será mucho fácil y rápida la búsqueda.


Es rentable y aumenta la productividad
Otro beneficio a mencionar es que el coste de impresión se reduce drásticamente, ya que al tener todos los documentos digitalizados podrá imprimir solo aquellos documentos realmente necesarios.


Por otro lado, también reduce el costo de mantenimiento y espacio y lo mejor de todo es que el empleado ahorra tiempo en buscar un archivo, pudiendo emplear ese tiempo en otra actividad.

Comprar o rentar un scanner

En conclusión, tener un scanner para empresa puede facilitar el trabajo de oficina y todos los documentos pueden estar más protegidos.


En Padazz contamos con un gran equipo de profesionales que podrá brindarle la mejor atención a la hora de elegir compra o renta de scanners, ya que cada opción tiene beneficios particulares.

Si busca un buen proveedor de renta scanner para su empresa, sin duda somos su mejor opción, ya que además de nuestra amplia experiencia en la industria contamos con una variedad de equipos de scanner de calidad.