¿Cómo tener seguridad de Impresión para Documentos Confidenciales en su Empresa?

La seguridad de impresión es una forma de proteger los documentos confidenciales para que no se impriman. Es importante para cualquier organización, pero especialmente para aquellas con información sensible o secretos comerciales.

La seguridad de impresión se puede utilizar para evitar que los empleados impriman documentos confidenciales que no deberían ver, o se puede utilizar como una capa adicional de protección contra el robo y el uso indebido de información por parte de personas no autorizadas que puedan tener acceso a las impresoras de su oficina.

La estrategia de gestión documental de su empresa es el plan que crea para garantizar la seguridad de sus documentos confidenciales. Es importante que disponga de una, porque si alguien roba o daña un documento con información confidencial, puede costarle dinero y credibilidad a su empresa. Una buena estrategia de gestión de documentos ayudará a evitar que esto ocurra estableciendo normas sobre cómo debe tratarse y almacenarse la información confidencial, así como quién tiene acceso a ella.

● ¿Qué es una estrategia de gestión documental?
Una estrategia de gestión documental no es más que un conjunto organizado de procedimientos para almacenar, gestionar y proteger documentos confidenciales dentro de una organización. Incluye políticas relacionadas con la frecuencia con la que los empleados deben actualizar sus archivos; dónde pueden almacenarlos (adjuntos de correo electrónico frente a discos duros); qué tipo de contraseñas están permitidas; si existe alguna restricción en cuanto a la impresión de copias en papel frente a la visualización exclusiva en línea; entre otras.

El primer paso para proteger tu impresora es utilizar una contraseña. De este modo, sólo quienes conozcan la contraseña podrán acceder a la impresora e imprimir documentos en ella. También puedes controlar lo que se imprime con permisos de impresión, de modo que sólo determinadas personas puedan imprimir documentos o determinados tipos de documentos.

Un dispositivo de confianza es un ordenador o dispositivo móvil que se ha verificado que es seguro y está libre de malware. Al configurar los ajustes de seguridad de impresión de la empresa, puede agregar uno o varios dispositivos de confianza a la lista de dispositivos que pueden imprimir documentos confidenciales. Mientras un usuario utilice uno de estos dispositivos, no se le pedirán sus credenciales al imprimir.

El siguiente paso es establecer un límite de cuota de papel para cada impresora. El tiempo que te queda en el mes, y cuántas impresiones se han hecho hasta ahora determinará cuánto puedes imprimir este mes. Si te queda mucho tiempo, entonces tiene sentido establecer un límite de cuota más alto porque no hay necesidad de preocuparse por quedarse sin papel en cualquier momento durante el mes. Sin embargo, si sólo queda una semana de mes y mucha gente está utilizando tus impresoras (por ejemplo), entonces considera establecer límites más bajos para no desperdiciar más de lo necesario.

Los permisos de impresión pueden utilizarse para limitar el número de copias realizadas y el número de páginas impresas. Puede establecer permisos de impresión por usuario o documento por documento.

Esperamos que este artículo le haya dado algunas ideas sobre cómo proteger los documentos confidenciales de su empresa. La seguridad de la impresión no consiste sólo en asegurarse de que nadie pueda robar papel; también implica utilizar dispositivos de confianza y controlar lo que se imprime con permisos de impresión.

En Padazz disponemos de planes de gestión documental que le permitirán mantener la seguridad de sus impresiones. Si desea obtener más información sobre cómo podemos ayudar a su empresa con su estrategia de gestión de documentos, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.